مراحل إعداد نظام مراقبة التسيير

مراحل إعداد نظام مراقبة التسيير

"يمر إعداد نظام مراقبة التسيير على عدة مراحل هي"(1) :
1- تحديد المعايير : إن تحديد المعايير يتوقف أساس على الأهداف المحددة وخاصة فيما يتعلق بالأهداف القصيرة الأجل، نظرا لاعتبارها السند العلمي وهي التي تسمح بإعداد برامج العمل. فالأهداف القصيرة الأجل لابـد وأن تكون دقيقة بحيث يكون قياس أو مقارنة النتائج المحققة لها أمرا ممكنــا.
إلا أن التحديد الدقيق للأهداف القصيرة الأجل غير كاف لقياس أداء مختلف مراكز المسؤوليات لهذا فإنه من الضروري تحديد معايير تسمح بذلك. والمعيار عبارة عن ترجمة كلية أو نوعية للأهداف القصيرة الأجل كما أن المعايير الكمية يمكن أن تكون فيزيائية أو مالية، والتقييمات الكمية أصبحت كمرجع لا يمكن الاستغناء عنه في تسيير المؤسسات غير أن هذا لا يعني عدم وجود أو صلاحية المعايير النوعية ولتحقيق المعايير لأهدافها لابد وأن تتميز ببعض الخصائص منها :

أ- المصداقية : إن استعمال المعايير لقياس الأداءات لابد وأن يعطي نفس النتائج منها مهما كان مستعملها، بمعنى أخر فإن المعايير لابد أن تكون غير متحيزة وتتسم بالموضوعية.
ب- المنفعة : تعتبر هذه الميزة من أهم خصائص المعايير، لأن المعايير ليست هدفها في حد ذاتها وإنما القصد منها قياس الأداء والتأكد من مدى تحقيق الأهداف المحددة لهذا فإن المعيار لابد أن تكون له مهمة واضحة ومحددة.
ج- الواقعية : إن تحديد المعايير لابد وأن يخضع لمنطق الواقعية حيث لا يمكن تحديد المعايير على أسس عشوائية فتحديد رقم أعمال قدره : 1000 دج لكل يوم كمعيار لقسم المبيعات مثلا لابد وأن يكون واقعيا بحيث تكون لهذا القسم الطاقات والوسائل الضرورية لتحقيقه من جهة ومن جهة ثانية لابد وأن تكون هذه الوسائل تفوق قدرة تحقيق هذا المعيار.


2- قياس الأداءات : إن التعرض لقياس الأداء سيستدعي قبل كل شيء توضيح مفهوم الأداء ذاته فالأداء (Performance) هو مفهوم يقصد به القيام بمهمة بطريقة منهجية ومنظمة، فحسب "خماخم" فإن الأداء يعني النجاعة والفعالية اللتان أنجزت بهما الأهداف المحددة.
أما قياس الأداء فلقد عرف بأنه مجموعة تقنيات المراقبة المستعملة للتأكد من تطابق النتائج المحققة داخل المؤسسة مع المعايير المحددة ثم تطبيق الإجازات أو العقوبات إذا اختلفت النتائج عن المعايير.
إن قياس الأداء يعتبر المرحلة الأخيرة في دورة التسيير حيث أنه يأتي بعد مرحلة التخطيط والتنفيذ فقياس الأداء يسمح بالتأكد من مدى تحقيق الأهداف المسطرة وذلك بمقارنة النتائج المحققة مع المعايير المحددة سابقا ومن خلال الفروقات المستخلصة يتم تحديد المسؤوليات وبالتالي اتخاذ الإجراءات التصحيحية يمكن أن تتعلق بتحسين أداء مختلف مراكز المسؤوليات أو بتغيير المعايير في حالة عدم واقعيتها.
فمراقبة التسيير إذن لا تهدف فقط إلى مقارنة الأهداف بالنتائج المحققة وإنما تعمل كذلك من أجل التأكد من أن الأهداف المحددة تتلائم مع الوسائل والموارد المتوفرة فهي بذلك وظيفة تمكن المسيرين من التأكد من تحقيق الأهداف من جهة وتحسين التسيير من جهة أخرى